مدیریت داوطلبان در بحران؛ چگونه در این شرایط می‌توان داوطلبان مدیریت کرد؟

نویسنده: حامد درخشان | زمان مطالعه: ۹ دقیقه

در شرایط بحران، مانند زلزله، جنگ، سیل یا همه‌گیری‌ها، نقش داوطلبان در ارائه کمک‌های انسانی و پشتیبانی از جامعه غیرقابل انکار است. داوطلبان می‌توانند به پر کردن خلاهای منابع انسانی، تسریع عملیات امداد و تقویت تاب‌آوری جوامع محلی کمک کنند، اما حضور آن‌ها بدون مدیریت صحیح ممکن است مشکلاتی مانند ناهماهنگی، افزایش ریسک و فرسودگی ایجاد کند. بنابراین، مدیریت اثربخش داوطلبان یک ضرورت حیاتی در برنامه‌ریزی و اجرای عملیات بحران به شمار می‌رود.

در این مقاله چارچوبی کاربردی برای جذب، حمایت، ارزیابی و مدیریت داوطلبان در شرایط بحران ارائه خواهیم داد تا شما بتوانید بعد از مطالعه آن این کار بهتر و اثربخش‌تر انجام دهید.

چالش‌های مدیریت داوطلبان در شرایط بحران

مدیریت داوطلبان در شرایط بحران، علی‌رغم اهمیت بالای آن در افزایش ظرفیت پاسخگویی و کمک به جامعه، با مجموعه‌ای از چالش‌های پیچیده مواجه است. این چالش‌ها می‌توانند بر اثربخشی عملیات، ایمنی داوطلبان و رضایت جامعه تأثیر بگذارند. در ادامه، مهم‌ترین چالش‌ها و ابعاد آن‌ها بررسی می‌شود.

پذیرش و سازماندهی داوطلبان

یکی از نخستین چالش‌ها، نحوه پذیرش و سازماندهی داوطلبان است. در بحران‌ها، اغلب افراد بسیاری تمایل به کمک دارند، اما تعداد داوطلبان بیشتر از ظرفیت سازمان‌ها است و این می‌تواند منجر به هرج و مرج و عدم بهره‌برداری صحیح از مهارت‌ها شود. داوطلبان خودجوش و بدون ثبت‌نام رسمی ممکن است در محل‌های بحرانی حاضر شوند و بدون هماهنگی، در مسیر عملیات اختلال ایجاد کنند. سازمان‌ها برای مدیریت این وضعیت نیازمند مرکز ثبت‌نام و غربالگری داوطلبان، سیستم تطبیق مهارت با نیاز عملیاتی و مدیریت اولویت‌ها هستند.

آموزش و آماده‌سازی

چالش دیگر، کمبود زمان برای آموزش و آماده‌سازی داوطلبان است. داوطلبانی که برای کمک در بحران وارد می‌شوند، ممکن است مهارت‌های کافی برای ایمن کار کردن نداشته باشند. این کمبود می‌تواند منجر به حادثه، آسیب دیدگی یا فرسودگی سریع شود. به همین دلیل، سازمان‌ها باید برنامه‌های آموزش سریع، توجیه میدانی و بسته‌های آموزشی مختصر و مؤثر طراحی کنند تا داوطلبان بتوانند با حداقل ریسک وارد عملیات شوند.

هماهنگی و ارتباطات

در بحران‌ها، هماهنگی و ارتباطات با داوطلبان یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها است. نبود کانال‌های شفاف برای اطلاع‌رسانی، تغییر دستورها و مدیریت فرآیندها می‌تواند باعث سردرگمی و کاهش انگیزه داوطلبان شود. علاوه بر این، درگیری با رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی نیز می‌تواند پیام‌های نادرست درباره فرآیندهای کاری را منتشر کند. استفاده از سیستم‌های چندکاناله، جلسات کوتاه روزانه و ابزارهای دیجیتال می‌تواند تا حد زیادی این مشکل را کاهش دهد.

ایمنی و رفاه روانی داوطلبان

یکی دیگر از چالش‌های حیاتی، تأمین ایمنی و رفاه روانی اجتماعی داوطلبان است. محیط‌های بحران با خطرات متعدد مانند ریسک جانی، فشار روانی و برخورد با مخاطبان آسیب‌پذیر همراه است. عدم حمایت مناسب می‌تواند منجر به فرسودگی، کاهش عملکرد و ترک داوطلب شود. 

مدیریت داده‌ها و شفافیت

مدیریت اطلاعات داوطلبان نیز یک چالش مهم است. ثبت‌نام، حضور، مهارت‌ها و گزارش عملکرد داوطلبان باید دقیق و به‌روز باشد. نبود سامانه مناسب می‌تواند به تداخل در وظایف، از دست رفتن منابع انسانی و اختلال در پاسخگویی منجر شود. استفاده از مرکز جمع‌آوری مرکزی داده، نرم‌افزارهای حضور و گزارش‌دهی و حفاظت از اطلاعات شخصی راهکارهایی برای رفع این مشکل است.

نحوه ارزیابی عملکرد، نگهداشت و مدیریت داوطلبان در بحران

مدیریت داوطلبان در شرایط بحران تنها به جذب و سازماندهی آنها محدود نمی‌شود؛ بلکه ارزیابی عملکرد، نگهداشت و مدیریت مستمر از اهمیت حیاتی برخوردار است. این فرآیندها باعث می‌شوند داوطلبان به شکلی اثربخش و ایمن فعالیت کنند و انگیزه برای مشارکت‌های آینده حفظ شود.

ارزیابی عملکرد داوطلبان

یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت داوطلبان، ارزیابی عملکرد و شایستگی‌ها است. ارزیابی صحیح شامل ثبت حضور، بررسی مهارت‌های مورد استفاده، کیفیت اجرای وظایف و رعایت ایمنی می‌شود. چالش اصلی در این بخش، کمبود داده‌های دقیق و سیستماتیک برای سنجش عملکرد است. برای رفع این مشکل، سازمان‌های مردم نهاد می‌توانند از فرم‌های ارزیابی سریع، نرم‌افزارهای ثبت گزارش و بازخورد مستقیم از سرپرستان استفاده کنند. ارزیابی عملکرد موجب بهبود کیفیت خدمات می‌شود و اطلاعات لازم برای آموزش‌های بعدی و تطبیق داوطلبان با نقش‌های مناسب را فراهم می‌کند.

حفظ انگیزه و قدردانی از داوطلبان

پس از پایان عملیات، یکی از چالش‌های اصلی، نگهداشت و انگیزه‌دهی به داوطلبان است. داوطلبانی که احساس می‌کنند تلاششان دیده نشده یا تأثیری نداشته، احتمالاً در بحران‌های بعدی مشارکت نخواهند کرد. سازمان‌ها می‌توانند با برگزاری مراسم تقدیر، ارائه گواهینامه یا مدرک، انتشار داستان‌های تلاش‌های آن‌ها و بازخورد شخصی از داوطلبان، انگیزه و تعلق خاطر آن‌ها را افزایش دهند. این اقدامات ساده اما مؤثر، باعث ایجاد شبکه‌ای از داوطلبان آماده و باانگیزه برای آینده می‌شود.

پشتیبانی روانی و رفاه مستمر

مدیریت داوطلبان به معنای تضمین رفاه روانی و ایمنی آن‌ها نه فقط در زمان بحران بلکه بعد از آن است. بسیاری از داوطلبان با فشارهای روانی، تجربه مواجهه با مصدومان یا فقدان منابع کافی مواجه می‌شوند. فراهم کردن حمایت روانی، جلسات مشاوره و فرصت‌های بازتاب تجربه باعث کاهش فرسودگی و حفظ سلامت روحی داوطلبان می‌شود. این کار به‌ویژه برای نگهداشت داوطلبان و توانمندسازی آن‌ها برای مشارکت‌های آینده اهمیت دارد.

مدیریت داده‌ها و مستندسازی تجربه‌ها

یکی دیگر از ابزارهای کلیدی در مدیریت داوطلبان، ثبت دقیق داده‌ها و مستندسازی تجارب است. پایگاه داده شامل اطلاعات ثبت‌نام، مهارت‌ها، ساعت‌های فعالیت، بازخورد و توصیه‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند که تصمیمات آگاهانه درباره استفاده از داوطلبان در بحران‌های بعدی اتخاذ کنند. همچنین مستندسازی تجربیات موفق و چالش‌ها، منبع مهمی برای آموزش و بهبود فرآیندهای مدیریت داوطلبان خواهد بود.

برنامه‌ریزی برای نگهداشت بلندمدت

نگهداشت داوطلبان مستلزم برنامه‌ریزی و ایجاد ساختارهای پایدار است. این موضوع شامل ایجاد باشگاه‌های داوطلبی، شبکه‌های محلی، برنامه‌های آموزشی مستمر و اطلاع‌رسانی منظم می‌شود. هدف این است که داوطلبانی که برای یک بحران حاضر شوند، به یک منبع پایدار انسانی برای پاسخگویی به نیازها تبدیل شوند. این رویکرد باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند در شرایط اضطراری، سریع‌تر و موثرتر عمل کنند.

داوطلبان را در هنگام بحران به خوبی مدیریت کنید!

مدیریت داوطلبان در شرایط بحران فراتر از جذب و توزیع وظایف است و شامل برنامه‌ریزی، آموزش، هماهنگی، ارزیابی عملکرد و حمایت مستمر می‌شود. تجربه نشان داده است که داوطلبان، اگر به شکل مؤثر هدایت شوند، می‌توانند نیروی انسانی ارزشمند و انعطاف‌پذیر برای مقابله با بحران‌ها باشند و نقش کلیدی در کاهش آسیب‌ها و ارتقای تاب‌آوری جامعه ایفا کنند.

به منظور مدیریت موفق داوطلبان، ضروری است که سازمان‌ها:

• ساختارهای مشخص و فرآیندهای استاندارد برای جذب و ثبت داوطلبان ایجاد کنند؛

• آموزش‌های کوتاه‌مدت و توجیه‌های میدانی ارائه دهند تا ایمنی و کارآمدی داوطلبان تضمین شود؛

• حمایت روانی، رفاه و امنیت فیزیکی را به عنوان اولویت در نظر بگیرند؛

• سیستم‌های ارزیابی عملکرد و بازخورد مستمر برای بهبود فعالیت‌ها و نگهداشت داوطلبان پیاده کنند؛

•  در نهایت شبکه‌ای پایدار از داوطلبان انگیزه‌مند برای بحران‌های آینده بسازن؛.

مدیریت درست داوطلبان باعث افزایش اثربخشی عملیات می‌شود و  تجربه‌ای مثبت برای داوطلبان فراهم کرده و انگیزه آن‌ها برای مشارکت‌های بعدی را تقویت می‌کند. با اتخاذ این رویکرد، سازمان‌ها قادر خواهند بود در بحران‌ها سریع‌تر، ایمن‌تر و هماهنگ‌تر عمل کنند.